Sau khi đã đăng ký là thành viên, bạn vào trang chủ www.phahe.vn, nhập tên truy cập và mật khẩu vào ô đăng nhập để vào phần Quản lý và tạo Gia phả. Chức năng quản lý nằm ở thanh menu trên cùng của mỗi trang sau khi bạn đăng nhập.


Tại trang quản lý, bạn có thể sử dụng các dịch vụ mà phahe.vn cung cấp thông qua các chức năng bên tay trái. Để Tạo phả hệ, bạn nhấn vào mục Quản lý Phả hệ ()
Để tạo mới Phả hệ, bạn nhấn nút Tạo Phả hệ.( )

Ở phần tạo phả hệ bạn cần cung cấp một số thông tin chung về Gia tộc như tên gia tộc, quê gốc của dòng họ, các ngày giỗ lễ và thông tin về người đưa Phả hệ. Một số thông tin quan trọng khác gồm:

- Xem công khai: Bạn có thể đặt Phả hệ ở chế độ Xem công khai hoặc riêng tư. Nếu bạn không chọn chế độ Xem công khai, chỉ mình bạn có thể xem và quản lý được Phả hệ của mình. Những người xem khác khi nhấn vào xem Phả hệ của bạn ở trang ngoài, hệ thống sẽ yêu cầu họ nhập Mã truy cập và Mật khẩu của Phả hệ thì mới có thể xem được.

- Mã truy nhập, mật khẩu: Mỗi Phả hệ sẽ có một Mã truy nhập và mật khẩu riêng và sẽ được dùng trong hai trường hợp: Một là nếu bạn đặt Phả hệ ở chế độ riêng tư, thì chỉ những người được bạn cấp Mã truy cập và Mật khẩu phả hệ mới có thể xem Phả hệ. Hai là bạn có thể sử dụng Mã truy cập và mật khẩu Phả hệ để xem trực tiếp Phả hệ. Từ trang chủ phahe.vn, bạn nhấn vào mục Đăng nhập cây Phả hệ, sau đó bạn nhập Mã truy cập và mật khẩu Phả hệ để đến thẳng Phả hệ đó.


- Thông tin người đưa Gia phả này lên: Bạn nên nhập đầy đủ thông tin liên lạc của người quản lý phả hệ (hoặc người nào đó nắm giữ đầu mối thông tin trong Ban liên lạc dòng họ). Thông tin này rất cần thiết để những người khác có thể liên lạc với bạn khi cần, VD như đóng góp thông tin xây dựng Phả hệ, kết nối dòng họ khi có chung nguồn gốc …

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần thiết bạn bấm nút Ghi thông tin để lưu giữ các thông tin bạn vừa nhập, như vậy bạn đã tạo một Phả hệ cho dòng họ mình. Phả hệ của bạn sau khi tạo sẽ ở trạng thái "Chưa kích hoạt". Ban quản trị website sẽ tiến hành kiểm duyệt thông tin. Nếu các thông tin là hợp lệ, chúng tôi sẽ kích hoạt Phả hệ lúc này cây phả hệ sẽ ở trạng thái “Hoạt động”. Khi cây Phả hệ ở trạng thái đã kích hoạt, nó sẽ được hiển thị ra bên ngoài để người khác có thể xem.

Sau khi tạo xong thông tin chung cho Phả hệ, bạn đã có thể xây dựng và quản lý Phả hệ dòng họ mình. Các chức năng hiện tại được chúng tôi cung cấp gồm:

- Lời mở đầu: Lời mở đầu của người lập Phả hệ - Phả ký, khởi tổ: Thông tin về gia sử của dòng họ và thông tin về cụ Thủy tổ người khai sinh, mở đầu dòng họ - Thủ tục, quy ước: Thủ tục, lễ nghi, quy ước của dòng họ - Hương hỏa: Các tài sản, hương hỏa, di vật để lại - Tin tức hoạt động: Những thông tin về hoạt động, sự kiện của dòng họ. Những bài viết về lịch sử, truyền thống, văn hóa dòng họ. (Xem hướng dẫn cách quản lý tin bài, sự kiện ở bài “Cách đưa tin tức, sự kiện hoạt động dòng họ. Các bài viết về lịch sử, truyền thống dòng họ.”) - Album ảnh: Bạn có thể tạo các album ảnh để đưa lên các hình ảnh về cảnh sinh hoạt họ tộc, ảnh ngày lễ, ảnh làng quê .. (Xem hướng dẫn cách tạo album ảnh ở bài: “Tạo album ảnh lên Gia phả?” ) - File tư liệu: Quản lý các bài viết, tư liệu của phả hệ, video về cảnh sinh hoạt của dòng họ và một số chức năng khác. Ở mục này bạn sử dụng tương tự mục đưa tin tức hoạt động. - Quản lý quỹ dòng họ: Quản lý thông tin chung về các quỹ của dòng họ. Giúp bạn có thể tạo lập các quỹ dòng họ như Quỹ khuyến học, Quỹ sửa sang mồ mả … và quản lý việc thu chi các quỹ này. (Xem chi tiết hướng dẫn ở bài: Quản lý Quỹ dòng họ. - Phả đồ (Cây phả hệ): Đây là phần quan trọng nhất trong Phả hệ, bạn có thể xây dựng cây phả hệ của dòng họ theo nhiều hướng, lưu trữ thông tin về các thế hệ trong dòng họ, xóa, sửa, tra cứu thành viên dòng họ một cách dễ dàng, nhanh chóng. Sau khi tạo, bạn có thể in danh sách các thành viên theo số đời... (Xem hướng dẫn chi tiết tại bài Quản lý cây phả hệ, thành viên và mối quan hệ của các thành viên trong dòng họ.)